Existe una opinión general de que la licitación electrónica es un procedimiento de contratación pública nuevo y diferente, con sus propios trámites y entidad, derivado de la nueva Ley de Contratos del Sector Público.

Consideramos que es necesario realizar una serie de precisiones y aclaraciones al respecto.

En realidad, la única especialidad que tiene la licitación electrónica es el medio por el cual se realizan y cumplimentan sus trámites, siendo esta característica la que le da sus particularidades: firma electrónica, estar inscrito en la una plataforma digital, volcar documentos en formatos, seguir el proceso dentro de la Plataforma de Contratación determinada, etc.; en definitiva, cumplir con unos mínimos requisitos del equipo informático que se utilice, trámites electrónicos de inscripción o firma y programas de tratamiento, compresión y formato de documentos exigidos.

Solo hay dos excepciones: la subasta electrónica (artículo 143 LCSP) y el sistema dinámico de adquisición (artículos 223 LCSP y siguientes); ambos sistemas de contratación genuinamente electrónicos y solo electrónicos (aunque no muy utilizados hasta el momento).

Cada Plataforma, según el órgano administrativo de contratación que sea, tendrá su procedimiento de cumplimentación y envío de documentos; así como de comunicación con el órgano. Es muy difícil establecer un estándar al respecto, si bien los formatos  de documentación digital requeridos suelen ser siempre los mismos y deben de cumplir con lo establecido en la Disposición Adicional decimosexta de la LCSP.

De ahí que determinados Gobiernos Autonómicos tengan sus propias guías al respecto.

La Disposición Adicional decimosexta de la LCSP que trata del uso de medios electrónicos, informáticos y telemáticos en los procedimientos regulados en la Ley, dice:

“1. El empleo de medios electrónicos, informáticos y telemáticos en los procedimientos contemplados en esta Ley se ajustará a las normas siguientes:

1. a) Las herramientas y dispositivos que deban utilizarse para la comunicación por medios electrónicos, así como sus características técnicas, serán no discriminatorios, estarán disponibles de forma general y serán compatibles con los productos informáticos de uso general, y no restringirán el acceso de los operadores económicos al procedimiento de contratación.
2. b) La información y las especificaciones técnicas necesarias para la presentación electrónica de las ofertas, solicitudes de participación, así como de los planos y proyectos en los concursos de proyectos, incluido el cifrado y la validación de la fecha, deberán estar a disposición de todas las partes interesadas, no ser discriminatorios y ser conformes con estándares abiertos, de uso general y amplia implantación.
3. c) Los programas y aplicaciones necesarios para la presentación electrónica de las ofertas y solicitudes de participación deberán ser de amplio uso, fácil acceso y no discriminatorios, o deberán ponerse a disposición de los interesados por el órgano de contratación.
4. d) Los sistemas de comunicaciones y para el intercambio y almacenamiento de información deberán poder garantizar de forma razonable, según el estado de la técnica, la integridad de los datos transmitidos y que solo los órganos competentes, en la fecha señalada para ello, puedan tener acceso a los mismos, o que en caso de quebrantamiento de esta prohibición de acceso, la violación pueda detectarse con claridad. Estos sistemas deberán asimismo ofrecer suficiente seguridad, de acuerdo con el estado de la técnica, frente a los virus informáticos y otro tipo de programas o códigos nocivos, pudiendo establecerse reglamentariamente otras medidas que, respetando los principios de confidencialidad e integridad de las ofertas e igualdad entre los licitadores, se dirijan a minimizar su incidencia en los procedimientos.
5. e) Las aplicaciones que se utilicen para efectuar las comunicaciones y, notificaciones entre el órgano de contratación y el licitador o contratista deberán poder acreditar la fecha y hora de su envío o puesta a disposición y la de la recepción o acceso por el interesado, la integridad de su contenido y la identidad del remitente de la misma.
6. f) Los órganos de contratación deberán especificar el nivel de seguridad exigido para los medios de comunicación electrónicos utilizados en las diferentes fases de cada procedimiento de contratación que deberá ser proporcional a los riesgos asociados a los intercambios de información a realizar.

Mediante Orden del Ministerio de Hacienda y Función Pública se establecerán las condiciones de utilización de las firmas electrónicas en los procedimientos de contratación del Sector Público.

1. g) Las referencias de esta Ley a la presentación de documentos escritos no obstarán a la presentación de los mismos por medios electrónicos ni, en su caso, a la generación de soportes físicos electrónicos y su posterior presentación, de acuerdo con las normas fijadas en el presente artículo y en sus disposiciones de desarrollo.
2. h) En los procedimientos de adjudicación de contratos, el envío por medios electrónicos de las ofertas podrá hacerse en dos fases, transmitiendo primero la huella electrónica de la oferta, con cuya recepción se considerará efectuada su presentación a todos los efectos, y después la oferta propiamente dicha en un plazo máximo de 24 horas. De no efectuarse esta segunda remisión en el plazo indicado, se considerará que la oferta ha sido retirada.

Se entiende por huella electrónica de la oferta el conjunto de datos cuyo proceso de generación garantiza que se relacionan de manera inequívoca con el contenido de la oferta propiamente dicha, y que permiten detectar posibles alteraciones del contenido de esta garantizando su integridad. Las copias electrónicas de los documentos que deban incorporarse al expediente, deberán cumplir con lo establecido a tal efecto en la legislación vigente en materia de procedimiento administrativo común, surtiendo los efectos establecidos en la misma.

1. i) Los licitadores o candidatos que presenten sus documentos de forma electrónica podrán presentar al órgano de contratación, en soporte físico electrónico, una copia de seguridad de dichos documentos de acuerdo con los términos fijados mediante Orden del Ministro de Hacienda y Función Pública, y siempre de acuerdo con lo establecido a tal efecto por el órgano de contratación.
2. j) Los formatos de los documentos electrónicos que integran los expedientes de contratación deberán ajustarse a especificaciones públicamente disponibles y de uso no sujeto a restricciones, que garanticen la libre y plena accesibilidad a los mismos por el órgano de contratación, los órganos de fiscalización y control, los órganos jurisdiccionales y los interesados, durante el plazo por el que deba conservarse el expediente. En los procedimientos de adjudicación de contratos, los formatos admisibles deberán indicarse en el anuncio o en los pliegos.
3. k) Como requisito para la tramitación de procedimientos de adjudicación de contratos por medios electrónicos, los órganos de contratación podrán exigir a los licitadores la previa inscripción en el Registro de Licitadores que corresponda de los datos necesarios.

Cuando a la licitación se presenten empresarios extranjeros de un Estado Miembro de la Unión Europea o signatario del Espacio Económico Europeo, la acreditación de su capacidad, solvencia y ausencia de prohibiciones de contratar se podrá realizar bien mediante consulta en la correspondiente lista oficial de empresarios autorizados para contratar establecida por un Estado Miembro de la Unión Europea, o bien mediante la aportación de la documentación acreditativa de los citados extremos, que deberá presentar, en este último caso, en el plazo concedido para la presentación de la garantía definitiva.

2. Mediante Orden del Ministerio de Hacienda y Función Pública se definirán las especificaciones técnicas para la utilización de medios electrónicos en los procedimientos de contratación del Sector Público.”

Por lo tanto, las empresas tienen que estar preparadas para contar con su propia firma electrónica operativa así como estar inscrita en el ROLECE (Registro Oficial de Licitadores y Empresas Clasificadas del Estado) o en su caso, en los Registros Autonómicos correspondientes donde se vaya a operar en licitaciones públicas, si se quiere participar en procedimientos de contratos abiertos simplificados.

Nuestro consejo es que, con la debida anticipación, se conozca la Plataforma concreta de la licitación electrónica en la que queremos participar para poder solucionar los problemas técnicos que puedan surgir y así procurar tener constancia de que todo lo estamos enviando correctamente a través de la  misma. Los órganos de contratación tienen la obligación de poner a disposición un email o un teléfono de consultas por si existe cualquier duda al respecto. No suele haber ningún problema para que te ayuden a solucionarlo.

Antes de la nueva Ley ya se tramitaban de manera electrónica muchas licitaciones y concursos públicos,  pero la normativa aplicable y los requisitos son los establecidos en los Pliegos y en la Ley. Es solo la forma de envío la que cambia en el caso de que sea solo la licitación electrónica la forma establecida para licitar.

¿Prepararla? Igual que si fuera física y de presentación presencial o enviada por correo ordinario, siempre que los documentos se tengan en los formatos requeridos para volcarlos digitalmente en la Plataforma de que se trate.

En cuanto a la firma electrónica:

La plataforma de licitación electrónica exige a los licitadores interesados en participar en el proceso que se identifiquen de forma fehaciente. Como ya se ha indicado, la identificación ha de garantizar que la presentación de la propuesta y la propia propuesta se encuentran debidamente firmadas por la persona responsable de su presentación. Se entiende que, si se trata de una persona física (autónomo, por ejemplo) será él mismo, mientras que si es una persona jurídica, será el representante o apoderado de ésta.

Esta identificación se hace mediante la firma electrónica que deberá de estar vigente y dentro del equipo informático (con su certificado digital) desde el que se presente la oferta. Dicho apoderado de la empresa es necesario que tenga facultades concretas para constituir UTEs (Uniones Temporales de Empresas) en el caso de que se quiera licitar con esa forma concreta.

En cuanto a la hora y término del plazo de presentación de ofertas:

Destacar que no hay que fiarse de la hora señalada por el equipo informático desde donde se transmite la misma, ya que hay numerosas resoluciones de los órganos de recursos contractuales  que indican que la hora válida es la del reloj de la plataforma concreta utilizada por el órgano de contratación. Hay que tener en cuenta que a veces puede haber una diferencia entre ambas de minutos o incluso segundos y considerarse fuera de plazo nuestra oferta si se deja la presentación a los últimos minutos del término, ya que es fácil que surjan imprevistos de difícil solución con tan poco tiempo.